Automatisation des processus pour les petites entreprises
Relances, rappels, validations, rapports et copier-coller entre outils : nous automatisons les tâches répétitives pour que votre équipe passe ses journées avec vos clients, pas dans l’administratif.
- Automatise
- E-mails, rappels, validations, rapports et saisie de données
- Connecte
- Votre messagerie, CRM, comptabilité, formulaires et tableurs
- Commence par
- Le processus qui vous coûte le plus d’heures
Automatisations courantes
- Traitement des commandes
- Relances de factures
- Suivi des prospects
- Validations
- Rapports hebdomadaires
- Onboarding
- Suivi d’avancement
Moins d’administratif, moins d’erreurs, la même équipe
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Des heures gagnées chaque semaine
Ce que quelqu’un fait à la main chaque jour tourne tout seul, à toute heure, sans qu’on ait à y penser.
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Plus rien ne passe à la trappe
Chaque demande reçoit une réponse et chaque facture en retard un rappel, parce qu’une règle s’en charge, pas la mémoire de quelqu’un.
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Une seule saisie
Une information saisie à un endroit arrive dans tous les systèmes qui en ont besoin : les chiffres concordent partout.
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Grandir sans plus d’administratif
Deux fois plus de commandes ne veut plus dire deux fois plus de paperasse. Le processus suit, sans forcément embaucher.
Tout à la main
Le processus vit dans les têtes et les boîtes mail. Ça marche jusqu’au jour où quelqu’un est débordé, malade ou en vacances.
- Commandes recopiées des e-mails vers un tableur
- Retards de paiement relancés un par un
- Rapports assemblés à la main chaque vendredi
Des règles que vous maîtrisez
Chaque étape se fait toute seule, est journalisée et n’alerte quelqu’un que si une décision est nécessaire.
- Les commandes arrivent dans votre système dès réception
- Les rappels partent à date fixe et s’arrêtent au paiement
- Les rapports se construisent seuls et arrivent dans votre boîte mail
De la boîte mail à la facture, sans ressaisie
Un petit grossiste reçoit ses commandes par e-mail et par téléphone. Quelqu’un ressaisit chacune dans un tableur, puis dans l’outil comptable, puis envoie une confirmation au client. Cela prend deux bonnes heures par jour, et une quantité mal saisie finit en avoir.
Nous automatisons le parcours : les commandes sont lues dans la boîte mail ou via un simple formulaire, vérifiées par rapport au catalogue, créées dans le système comptable et confirmées au client. Tout ce qui sort de l’ordinaire, comme un nouveau client ou une quantité inhabituelle, part vers une personne pour une validation en un clic.
Les outils no-code comme Zapier ou Make sont un bon point de départ, et nous les utilisons quand ils conviennent. Quand la logique les dépasse, avec des règles conditionnelles, des reprises sur erreur, des coûts liés au volume ou des données à garder chez vous, nous construisons l’automatisation sous forme d’un petit service documenté qui vous appartient.
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Cartographier le travail
Nous parcourons le processus avec les personnes qui le font et chronométrons chaque étape.
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Choisir le premier gain
Nous choisissons ensemble le processus où l’automatisation fait gagner le plus d’heures, et ce que « terminé » veut dire.
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Construire et tester
Nous construisons sur vos vrais outils et vos vraies données, en parallèle du processus manuel, jusqu’à ce que les résultats concordent.
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Transmettre et surveiller
Vous recevez alertes, journaux et documentation. Nous surveillons les premières semaines et améliorons à partir de ce que nous observons.
Automatisation des processus : questions fréquentes
Vous hésitez encore ? Décrivez-nous comment le travail se fait aujourd’hui, et nous vous dirons ce que nous construirions.
Décrivez votre processus
Quelles tâches valent la peine d’être automatisées ?
Celles qui reviennent souvent, suivent des règles claires et font passer des informations d’un outil à l’autre : saisie des commandes, relances de factures, suivi des prospects, validations, e-mails d’accueil et rapports récurrents. Si quelqu’un répète les mêmes gestes chaque jour, c’est généralement un bon candidat.
Pourquoi ne pas simplement utiliser Zapier ou Make ?
Pour des flux simples et à faible volume, c’est souvent la bonne réponse, et nous vous le dirons. L’automatisation sur mesure devient rentable quand il vous faut des règles complexes, une gestion des erreurs et des reprises, de gros volumes sans frais à la tâche, ou des données conservées dans vos propres systèmes.
Faut-il remplacer nos logiciels actuels ?
Le plus souvent, non. Nous connectons les outils que vous utilisez déjà, comme votre messagerie, votre CRM, votre logiciel de comptabilité et vos tableurs, et nous automatisons les étapes entre eux.
Que se passe-t-il en cas de problème ?
Chaque automatisation journalise ce qu’elle a fait. Les échecs sont relancés quand c’est sans risque, et tout ce qui demande une décision est envoyé à une personne désignée au lieu d’échouer en silence.
Combien de temps prend une première automatisation ?
Un processus unique et bien défini est en général en service en quelques semaines, période en parallèle du processus manuel comprise. Vous recevez un devis ferme avant le démarrage.
Souvent associés dans un même projet
Quelle tâche votre équipe répète-t-elle chaque jour ?
Décrivez-la en quelques phrases. Nous vous répondrons avec la façon dont nous l’automatiserions et ce que cela demanderait.