Automatyzacja procesów dla małych firm
Ponaglenia, przypomnienia, akceptacje, raporty i kopiowanie między narzędziami: automatyzujemy powtarzalną pracę, żeby twój zespół zajmował się klientami, a nie papierologią.
- Automatyzuje
- Maile, przypomnienia, akceptacje, raporty i wprowadzanie danych
- Łączy
- Pocztę, CRM, księgowość, formularze i arkusze kalkulacyjne
- Zaczyna od
- Jednego procesu, który zabiera ci najwięcej godzin
Typowe automatyzacje
- Obsługa zamówień
- Przypomnienia o fakturach
- Kontakt z leadami
- Akceptacje
- Raporty tygodniowe
- Onboarding
- Aktualizacje statusu
Mniej papierologii, mniej błędów, ten sam zespół
-
Odzyskane godziny co tydzień
Praca, którą ktoś codziennie wykonuje ręcznie, dzieje się sama, o każdej porze i bez przypominania.
-
Nic nie umyka
Każde zapytanie dostaje odpowiedź, a każda zaległa faktura przypomnienie, bo wysyła je reguła, a nie czyjaś pamięć.
-
Dane wpisane raz
Informacja wprowadzona w jednym miejscu trafia do każdego systemu, który jej potrzebuje, więc liczby wszędzie się zgadzają.
-
Wzrost bez dodatkowej papierologii
Dwa razy więcej zamówień nie oznacza już dwa razy więcej papierów. Proces się skaluje, a zatrudnienie nie musi rosnąć.
Wszystko ręcznie
Proces żyje w głowach ludzi i w skrzynkach mailowych. Działa, dopóki ktoś nie ma za dużo pracy, nie zachoruje albo nie pojedzie na urlop.
- Kopiowanie zamówień z maili do arkusza
- Upominanie się o każdą zaległą płatność osobno
- Raporty składane ręcznie w każdy piątek
Działa według twoich reguł
Każdy krok dzieje się sam, jest zapisywany w logach, a człowieka angażuje tylko wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję.
- Zamówienia trafiają do systemu od razu po wpłynięciu
- Przypomnienia wychodzą zgodnie z harmonogramem i kończą się po zapłacie
- Raporty tworzą się same i trafiają do twojej skrzynki
Od maila do faktury bez przepisywania
Mała hurtownia przyjmuje zamówienia mailem i telefonicznie. Ktoś przepisuje każde z nich do arkusza, potem jeszcze raz do programu księgowego, a na koniec wysyła klientowi potwierdzenie. Zajmuje to kilka godzin dziennie, a pomyłka w ilości kończy się fakturą korygującą.
Automatyzujemy całą ścieżkę: zamówienia są odczytywane ze skrzynki albo z prostego formularza, sprawdzane z listą produktów, tworzone w systemie księgowym i potwierdzane klientowi. Wszystko nietypowe, na przykład nowy klient albo dziwna ilość, trafia do człowieka do akceptacji jednym kliknięciem.
Narzędzia no-code, takie jak Zapier czy Make, są dobrym początkiem i korzystamy z nich tam, gdzie pasują. Gdy logika je przerasta, bo pojawiają się rozgałęzione reguły, ponawianie, koszty przy dużej skali albo dane, które wolisz trzymać u siebie, budujemy automatyzację jako małą, udokumentowaną usługę, która należy do ciebie.
-
Opisujemy pracę
Przechodzimy przez proces z ludźmi, którzy go wykonują, i mierzymy czas każdego kroku.
-
Wybieramy pierwszy cel
Ustalamy jeden proces, w którym automatyzacja oszczędzi najwięcej godzin, i co znaczy „gotowe”.
-
Budujemy i testujemy
Pracujemy na twoich narzędziach i danych, a automatyzacja działa równolegle z ręcznym procesem, aż wyniki będą się zgadzać.
-
Przekazujemy i pilnujemy
Dostajesz alerty, logi i dokumentację. Przez pierwsze tygodnie monitorujemy działanie i poprawiamy to, co zauważymy.
Automatyzacja procesów: najczęstsze pytania
Jeszcze się zastanawiasz? Opisz, jak ta praca wygląda dziś, a powiemy, co byśmy zbudowali.
Opisz swój proces
Które zadania warto automatyzować?
Te, które często się powtarzają, mają jasne reguły i przenoszą dane między narzędziami: wprowadzanie zamówień, przypomnienia o fakturach, kontakt z leadami, akceptacje, maile powitalne i cykliczne raporty. Jeśli ktoś codziennie wykonuje te same kroki, zwykle jest to dobry kandydat.
Dlaczego po prostu nie użyć Zapiera albo Make?
Przy prostych procesach i małej skali to często dobry wybór i powiemy ci to wprost. Automatyzacja na zamówienie opłaca się, gdy potrzebujesz złożonych reguł, obsługi błędów i ponawiania, większej skali bez opłat za każde zadanie albo danych trzymanych we własnych systemach.
Czy musimy wymieniać obecne oprogramowanie?
Zwykle nie. Łączymy narzędzia, z których już korzystasz, takie jak poczta, CRM, program księgowy i arkusze kalkulacyjne, i automatyzujemy kroki między nimi.
Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak?
Każda automatyzacja zapisuje w logach, co zrobiła. Błędy są ponawiane tam, gdzie to bezpieczne, a wszystko, co wymaga decyzji, trafia do wskazanej osoby, zamiast przepaść po cichu.
Ile trwa pierwsza automatyzacja?
Jeden dobrze określony proces zwykle działa już po kilku tygodniach, wliczając okres pracy równolegle z ręcznym procesem. Przed startem dostajesz stałą wycenę.
Często część tego samego projektu
Jakie zadanie twój zespół powtarza każdego dnia?
Opisz je w kilku zdaniach. Odpiszemy, jak byśmy je zautomatyzowali i czego by to wymagało.